GENEL KOORDİNATÖR

Görev Tanımı : Şirket menfaatleri doğrultusunda, tüm bölüm şube ve birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak, gerektiğinde denetlemek ile ilgili raporları Genel Müdüre/Yönetime sunmak.

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Birimler arası koordinasyonu sağlamak ve sektör ile ilgili hedef ve politikalarının belirlendiği üst düzey toplantılara katılmak.
2. Bağlı bulunan Koordine görev yapan personel arasında işbirliği, eşgüdüm ve yardımlaşma sağlanabilmesi için yönlendirici olmak.
3. Bağlı bulunan Ulaşım Müdürlerinin iş tanımında yer alan görevlerin firma hedef ve politikası doğrultusunda yaptırılmasını ve koordinasyonu sağlamak.
4. Genel Müdürlerinin Firma ile ilgili genel istek ve direktiflerini mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir.
5. Firma araç ihtiyaçlarını karşılamak işe başlatılacak araç sürücü personeli ile sözleşme yapmak gerekli belgelerin takibini yapar.
6. Genel Müdüre 1. derecede sorumludur.
7. Öğrenci işleri, bilgi işlem birimlerinin takibini, bu departmanların koordinasyonunu ve denetlemesini yapar.
8. Proje müdürü, muhasebe/finans departmanı ve Kalite Yönetim Temsilcisi ile iş birliği ve uyumla iş geliştirme ve tanıtım görevlerini yerine getirmek.
9. Şirketin rutin işlemleriyle ilgilenir ve araçların yol belgeleri çalışmalarını düzenler.
10. İnsan kaynakları birimi ile gerekli personel eğitimlerine katılarak öncülük sağlar.

Nitelik Profili :

1. İyi derecede Microsoft Office bilmelidir.
2. İnsan ilişkilerinde iyi, aktif ve güler yüzlü olmalıdır.
3. Arşivleme ve dosyalama işlemlerine vakıf olmalıdır.
4. Diksiyonu düzgün olmalıdır.
5. Dış görünümüne ve kılık kıyafetine özen göstermelidir.
6. Sistem kurma konusunda tecrübe sahibi olmalıdır.
7. Ekip yönetimi, organizasyon ve iletişim becerileri yüksek bilir kişi olmalıdır.  

 

ÖĞRENCİ İŞLERİ

Görev Tanımı : Öğrenci İşleri departmanı şirketin alt yapısını oluşturarak Muhasebe-Finans birimi ile koordineli çalışmaktadır. Bölüm öncelikli olarak yeterli bilgiye sahip olup, müşteri ilişkileri ve birimler arasındaki iletişim ve görevlerin akıcılığını sağlamaktadır.

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Öğrenci ve Personel bilgilerinin güncellemesini yapar.
2. Ulaşım Müdürünün öğrenci ve personel ile ilgili raporlamasını alır.
3. Ödeme takibi ve müşteri şikayetleri gibi konularda iletişimi kurmak.
4. Öğrenci ve personel evraklarının ve bu evrakların güncelliğinin takibini yapar.
5. Müşteri anketlerini düzenler ve bunlarla ilgili analizleri yapar.
6. Öğrenci işleri matbu evrakları (öğrenci kayıt formu, sürücü sözleşmeleri, yazılı duyuruları ve anketleri vs.) düzenler.
7. Ulaşım müdürüne yatırmayanlar listesini ulaştırmak.
8. Depo girdi ve çıktılarının kayıtlarının tutulması ve muhasebe iletilmesi(Kravat, fular,kartvizit vb.
9. Ulaşım müdürüne gerekli güncel duyuruların yapılması.
10. Elden alınan ödemelerin muhasebeye ulaştırması.
11. Birimdeki personel ve işleyişle ilgili eksikliklerin gerek görüldüğü yapılandırmayı genel koordinatör ile paylaşmak.
12. Okul Yönetim ve öğrenci velilerine yazılı duyuruların hazırlanması.

Nitelik Profili :

1. Asgari lise mezunu olmalıdır.
2. İyi derecede Microsoft Office bilmelidir.
3. GPS bilgi donanımını bilmelidir.
4. Bilgisayar ortamında raporlamaları yapmalıdır.
5. İyi derecede bilgisayar kullanabilmelidir.
6. Diksiyonu düzgün olmalıdır.
7. Dış görünümüne ve kılık kıyafetine özen göstermelidir.
8. Telefon trafiğine ayak uydurabilmeli, nazik olmalıdır.
9. Aktif,dikkatli ve kontrollü olmalıdır.

ULAŞIM MÜDÜRÜ

Görev Tanımı : Sorumlu olduğu servislerin, sürücülerin ve rehber personelin organizasyonu, düzenli işlemesi ve olası servis sorunlarının çözümlenmesinden sorumlu kişidir.

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Sürücü, rehber personel ve araçların standartlara uygunluğu kontrol eder.
2. Servis denetim planına uygun olacak şekilde, servis çıkış saatlerinde hareket noktasında hazır bulunur. Araçların giriş ve çıkış saatlerindeki gecikme ve problemlerin sebeplerini araştırır ve gerekli tedbirleri alır.
3. Sürücülerin ve rehberlerin kılık, kıyafet ve davranışlarını kontrol eder, gerekirse uyarır.
4. Araçların temiz ve bakımlı olup olmadığını kontrol ve takip eder.
5. Servisi kullanan personelin, talep ve şikayetlerini ilgili forma kaydederek Genel Koordinatör’e bildirir.
6. Sürücü ve rehberlerin talep ve şikayetlerini değerlendirerek gerekli çalışmaları yapar.
7. Araçların ve sürücülerin gerekli tüm evraklarının eksiksiz ve tam olmasını kontrol eder. ( Yol Belgesi, araç sigortaları, SRC belgesi, ehliyet, ruhsat v.b.)
8. Özel araç taleplerini ilgili forma kaydederek Genel Koordinatör’e bildirir.
9. Harita üzerinde güzergah planlaması yapar.
10. Araç denetimlerini yapar ve rapor halinde haftalık toplantılarda sunar.
11. Velilerle iletişimi sağlar problemler karşısında çözümler üretir.
12. Okul yönetimi ile iletişimi kuvvetli olmalıdır.
13. Kriterlere uygun araç, sürücü ve rehberleri işe alır veya çıkartır.
14. Yeni öğrenci kayıtlarını harita üzerinde listelere yerleştirir.

Nitelik Profili :

1. Servis sorunlarının anında çözülmesi ile ilgili hızlı ve dikkatli olmalıdır.
2. Şoförlük konusunda deneyimli olmalıdır.
3. Sorumluluk sahibi olmalıdır.
4. Müşterilere karşı saygılı olmalı ve iyi ilişkiler kurabilmelidir.
5. Sürücü ve rehberler ile iyi ilişkiler kurabilmelidir.
6. Diksiyonu düzgün olmalıdır.
7. Dış görünümüne ve kılık kıyafetine özen göstermelidir.
8. İnsan ilişkilerinde iyi, aktif ve güler yüzlü olmalıdır.  

 

KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ

Görev Tanımı : Kalite Yönetim sistemi için gerekli faaliyetlerin oluşturulması, uygulanması ve etkinliğini sağlamak ve bununla ilgili bir ihtiyaç halinde üst yönetime rapor sunmak faaliyetlerini gerçekleştirir. Arge ve İnsan Kaynakları departmanı ile koordineli olarak çalışmak. Gerekli koordinasyonu, gerekli birimlerle sağlayıp alt yapıyı düzenlemek.

Organiasyon Şemasında Bağlı Olduğu Birim : Yönetim Kurulu

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak.
2. Kalite yönetim sisteminin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç hakkında üst yönetime rapor vermek.
3. Kuruluşta, müşteri şartlarının bilincinde olunmasının yaygınlaştırılmasını sağlamak.
4. Firmamızda ISO 9001-2008 Standardına uygun olarak Kalite Yönetim Sisteminin kurulması,   uygulanması, geliştirilmesi ve sürekliliğinin sağlanmasından yönetim adına sorumlu olmak.
5. İç tetkikleri planlamak, ve yerine getirmek.
6. Kalite Yönetim Sisteminin yeterliliği ve etkinliği ile ilgili faaliyetlerde yönetime rapor vermek.
7. Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında, toplantı gün, saat ve gündeminin katılımcılara önceden bildirmek.
8. Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında  alınan kararların kaydedildiği toplantı tutanaklarını saklamak.
9. Firma çalışanlarına Kalite Yönetim Sistemi’ne ilişkin eğitimler vermek.
10. KYS dokümanlarının hazırlanmasını sağlamak ve güncelliğini izlemek.
11. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin izlenmek ve kontrol etmek.
12. Firmanın tanıtım dosyalarını hazırlamak, teklif haline getirmek.

Nitelik Profili :

1. Asgari lise mezunu olmalıdır.
2. Orta düzeyde İngilizce bilmelidir.
3. İyi derecede Microsoft Office kullanmalıdır.
4. Araştırıcı ve geliştirici olmalıdır.
5. Sistematik düşünmeli ve düzenli olmalıdır.
6. İnsan ilişkileri iyi olmalıdır.
7. Düzenli kayıt tutmalı ve arşivleme yeteneği olmalıdır.
8. Eğitim verebilmelidir.

 

MUHASEBE VE FİNANS DEPARTMANI

Görev Tanımı : Tüm finansal konuları inceler ve yönlendirir. Şirkette finansman ve mali işlerle ilgili tüm konulardan sorumludur. Mali tablolar, raporlar, bütçeler ve tahminler ve yönetim bilgisi olmak üzere muhasebe yönetiminden sorumludur. Şirket içerisindeki finansal programının genel yönetiminden sorumludur. Tüm finansal işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve raporlanmasının grup kurallarına göre gerçekleştirilmesinin sağlamasını yapar. Şirket içerisinde profesyonel muhasebe veya denetim sorumluluğunu taşır. Teorik bilginin yanı sıra kaydetme, gruplama, inceleme ve finansal işlemlerin tanımlı kurallara uygunluğunu kontrol deneyimi vardır. Muhasebe standartları ve şirket prosedürleri doğrultusunda çalışır. Finansal işlemlerin dosyalanması, bildirimi, incelenmesi, doğrulanması ve düzeltilmesi sorumluluğunu taşır. Kesin hesap kontrolünü gerçekleştirir, gerektiğinde hataları raporlar. Muhasebe ve finans elemanlarını takibini ve koordinasyonunu sağlar.

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Öğrenci faturalarını keserek ilgili servis sorumlularına teslim eder.
2. Üst yönetimin talep ettiği teklif, duyuru, talimat ve yazıları hazırlar.
3. Finans ve muhasebe uygulamaları, finansal tablo setlerinin analizi ve yorumlanması konusunda ileri düzey yetkinliğe sahip kişidir.
4. Şirketin finansal analizini yapar.
5. Faturalamadan, tahsilatlara kadar tüm süreci takip eder.
6. Anlık ya da periyodik mali raporlamaları yapar.
7. Şirket çalışanlarının maaş ödemelerini yapar.
8. Tüm iç ve tedarikçi personelin maaşlarının koordineli ödenmesini sağlar.
9. Banka hesaplarının güncel likidite takibini yapar.(çek, nakit, evrak vs. )
10. Ödeme günlerini tayin eder ve ödeme planlamasını yapar.
11. Tüm okulların cari hesaplarını işler.
12. Kasa oluşumunu düzenler ve girdi-çıktı raporlamasını yönetime sunar.
13. Şirket içi fon akım tablolarını ve analizlerinin raporunu yönetime sunar.
14. Şirketin bankadaki kapitalini yönetir.
15. Araç kredi günlerini takip eder ve ödemelerini yapar.

 

Nitelik Profili :

1. ETA programını kullanabilmelidir.
2. İyi derecede Microsoft Office programı bilmelidir .
3. İnsan ilişkilerinde iyi, aktif ve güler yüzlü olmalıdır.
4. Arşivleme ve dosyalama işlemlerine vakıf olmalıdır.
5. Diksiyonu düzgün olmalıdır.
6. Dış görünümüne ve kılık kıyafetine özen göstermelidir.
7. Analitik düşünme becerisine sahip olmalıdır.
8. Düzenli olarak ödeme planı, raporlama ve gerektiğinde fizibilite çalışmaları yapabilecek bilgi ve iş alışkanlığına sahip bilir kişi olmalıdır.

 

PROJELER MÜDÜRÜ

Görev Tanımı : Planlama ve organizasyonu Kalite Yön. Temsilcisi ile koordine etmek. İş gücü, malzeme, zaman, para, teknoloji kaynaklarını kullanarak yapılması gereken işleri tanımlama, liderlik, izleme ve tamamlama işlerini yerine getirmek. Yapılan projenin zamanında tamamlanabilmesi için her türlü önlemi almak. Lojistiğin sağlıklı yürütülmesi için genel takibinin yapılmasını sağlar.

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Kalite Yön. Temsilcisi ile koordineli çalışmak.
2. Planlama yönetimini yapmak.
3. Sözleşme ile ilgili tekliflerin üst yönetime aktarılmasını sağlamak.
4. Lojistikte kullanılan yakıt kartlarını kontrol etmek ve takibini yapmak.
5. Farklı lojistiklerde kullanılan araçların pazar araştırmasını yapmak ve yenilikleri takip edip bünyesine katmak.

Nitelik Profili :

1. En az lise mezunu olmalıdır.
2. İyi derecede İngilizce bilgisine sahip
3. MS Office uygulamalarına hakim
4. Proje ile ilgili görüşmeleri ve sözleşmelerin incelenmesini sağlamak
5. Sonuç odaklı, organizasyon ve koordinasyon kabiliyeti yüksek olan
6. İletişimi güçlü, takım odaklı
7. Dış görünümüne ve kılık kıyafetine özen göstermelidir.
8. Arşivleme ve dosyalama işlemlerine vakıf olmalıdır.

 

SATIN ALMA

Görev Tanımı : Satın alma bölümü stratejik bir bölümdür. Satın alma mal, malzeme tedarik edinme sürecidir. Maliyet- etkin güvenilir hizmetlerin ve istenen ürünlerin sağlanmasını temin etmektir.

Organizasyon Şemasında Bağlı Olduğu Birim : Muhasebe/Finans Müdürü

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Nelerin gerekli olduğuna şirket içinde departmanların takip ederek karar vermek.
2. Malzeme yapım işi ya da hizmetin tanımlanmasını yapmak.
3. Tedarikçilerle irtibata geçmek.
4. Sözleşmeler hazırlamak.
5. En avantajlı fiyatları yakalamak adına piyasa araştırması yapmak, teklifler hazırlamak.
6. Satın almayla ilgili her şeyi raporlamak, faturalarını muhasebe departmanına bildirmek.
7. Arşivleme ve dosyalama takibini yapmak.

Nitelik Profili :

1. En az asgari lise mezunu olmalıdır.
2. İyi derecede Microsoft Office bilmelidir
3. İnsan ilişkilerinde iyi olmalıdır.
4. Raporlama ve maliyet analizi yapabilen, finans bilgisine sahip sonuç odaklı çalışabilmelidir.
5. İyi derecede İngilizce bilmelidir.
6. Ticari zihniyeti gelişmiş, pazarlık ve pazarlama kabiliyeti olan kişiler olmalıdır.

 

LOJİSTİK VE TEDARİK MÜDÜRÜ

Görev Tanımı : Şirketin lojistik departmanını yönetir. Tedarik, taşıma dağıtımına ilişkin aktivitelerin yürütülmesini sağlar. İhtiyaçlarına göre genel tedarik planı yapmak, şirket politikalarına uygun olarak idare edilmesini sağlamakla sorumludur.

Sorumlulukları ve Yetkileri :

1. Lojistik ve tedarik yönetimini yapmak.
2. Lojistikte kullanılan yakıt kartlarını kontrol etmek ve takibini yapmak.
3. Öz malı araçları ile ilgili bakım, onarım v.b. çalışmaların yürütülmesini sağlamak evrak düzenlemesi ve arşivlenmesini kontrol etmek.
4. Kullanılan lojistik araçların pazar araştırmasını yapmak ve yenilikleri takip edip bünyesinde olan araçlara entegre etmek.
5. Bakım onarım faturalarını kontrol etmek ve gerçekçiliğini araştırmak.
6. Şirket bünyesindeki tüm özmal araçların sürücüleri ile toplantı yapmak ve gerekli talimatı vermek.
7. Şirket binek araçlarının bakımının takibatını yapmak.
8. Ticari ve binek tüm araçların GPS takibatını yapmak ve ekstra kullanım ve hız limit aşımların da uyarmak  ve üstlerine raporlamak GPS cihazların ihtiyaçlarına  göre siparişleri vermek.
9. Gerekli durumlarda özmal araçlara sürücü tedariğini koordine etmek işe alınması için İ.K ya ve üstlerine rapor etmek.
10. Tüm araçların sürücü, rehber, araç plakası, modelini, markasını çok iyi bilmek ve takip etmek.
11. Araç üstü yazı ve okul logolarının tedariklerini yapar araç üzerlerindeki uygulama yerlerini belirler ve uygular.
12. Araç iç avadanlıkları ve bagaj avadanlıkların tamamının malzeme tedariğini yapar daha sonra takibini ve denetimini yapar.
13. Özmal sürücülerin kıyafetleri, kravat ve gömleklerini tedarik etmek.
14. Özmal taşıtların muayene, sigorta bitim tarihlerini kontrol etmek ve yaptırmak.

Nitelik Profili :

• En az lise mezunu olmalıdır.
• MS Office uygulamalarına hâkim.
• Sonuç odaklı, organizasyon ve koordinasyon kabiliyeti yüksek olan .
• İletişimi güçlü, takım odaklı.
• Dış görünümüne ve kılık kıyafetine özen göstermelidir.
• Arşivleme ve dosyalama işlemlerine vakıf olmalıdır.
• Lojistik tamir ve onarımdan anlayan.